10 quick wins om te besparen op uw media-investeringen in 2023 

Wacht niet op de recessie en mogelijke bezuinigingen, ga meteen aan de slag met onze tips hoe je nu meer rendement uit je digitale marketing investeringen kunt halen! 

Met deze nieuwsbrief willen we u, op basis van onze praktische ervaring en operationele knowhow, informeren over enkele interessante aspecten inzake media kosten en de mogelijkheden om met hetzelfde budget, geld te besparen of nog beter meer rendement uit het budget te halen.  

Wanneer u vermoedt dat een van de quick wins een negatieve impact heeft op de kwaliteit van uw dienstverlening, doe het dan niet. Maar probeer in ieder geval het door ons vaker gemeld adagium; meten is weten maar heeft alleen nut als je kunt verbeteren. 

De hieronder voorgestelde quick scan suggesties zijn ook een vorm van contractuele bezinning zo voor het begin van een nieuw (budget)jaar. 

Let wel, wij stellen hier niet voor om deze items als standaard (jaarlijkse) metingen in te voeren!  

Hier volgt een korte toelichting van de rationale achter onze voorgestelde quick wins. 

De quick win wordt uitgelicht en telkens (als de tijd het toelaat…) willen we bespreken:  

De quick wins worden uitvoerig behandeld, telkens worden de volgende aspecten besproken: 

Allereerst wat er wordt bedoeld met de quick win, vervolgens hoe het kan, daaropvolgend de valkuilen en tot slot hoe realistisch de quick win is. 

 

1: Controleer niet gefactureerde media 

Ook wel NTO’s (nog te ontvangen), niet-ontvangen facturen, lager-dan-facturen,… genoemd.  

Het wordt veroorzaakt door tijdsverschillen in facturatie en geregistreerd op de balans van het mediabureau uit voorzichtigheid. Deze afspraken zijn klant specifiek. Is er een “Niet gefactureerde media” clausule is die opgenomen in uw contract? Controleer het aub. 

Door (te) vroege creditering moet later mogelijk een extra factuur worden opgesteld, omdat het bureau het recht houdt deze ‘schuld’ alsnog in rekening te brengen als de uitgever wakker is geworden. Een redelijke termijn is 1 tot max. 2 jaar. Verwacht geen enorme bedragen. Vraag om regelmatige rapportage van niet gefactureerde media saldi op campagne/order niveau. 

Wees voorzichtig met “unbilled non-appeared” media, oftewel campagnes die zijn stopgezet of uitgesteld maar wel reeds door het mediabureau, deels, in rekening zijn gebracht. Dergelijke posten moeten zo snel mogelijk teruggestort worden en is in principe geen NTO!   

 

2: AVB’s Agency Volume Bonus vraag een vooruitbetaling 

Het gaat om een eerdere creditering van Agency Volume Bonuses (het zijn volumekortingen op de totale media omzet/uitgaven op jaarbasis). Dit is een indirecte besparing, maar een verhoging van de liquide middelen en zoals gezegd “cash is king in crisis”… 

In normale omstandigheden krijg je dit geld in jaar X+1, enigszins vanaf juli. Bij sommige media ontvangt het mediabureau het geld al in Jaar X. Met de goodwill van het mediabureau, kan je een deel van het geld al ontvangen. Afhankelijk van de contractuele afspraak, houd er rekening mee dat je niet alles kunt opeisen.  

 

3: Neem deel aan de media onderhandelingen 

Uw mediabureau onderhandelt jaarlijks over de voorwaarden met de verschillende publishers.  Als u geen jaardeals aangaat, worden die onderhandelingen in de loop van het jaar ad rem gevoerd.  Wees niet aanwezig vanaf de eerste ontmoeting…maar meedoen aan het eind van het proces kan nuttig zijn. Benadruk het unieke karakter van uw deelname (“een uitzonderlijk jaar…”). Bespreek vooraf met uw bureau de beste strategie en wees voorbereid, zodat u precies weet wat u wilt! Vorig jaar is uw leidraad, maar verwacht geen wonderen, gezien de huidige inflatie (overigens kan inflatie een perfecte ingang en ‘onderhandelingsdoelstelling’ zijn). Focus op ‘mediavoordelen en mediakwaliteitspunten’. 

 

4: Follow-up optimalisaties op de voet 

Voorheen waren bureaus veel meer gericht op ‘optimalisaties’ met vaak een maandelijks overzicht van wat er fout ging of beter kon. Het gaat meestal over de ondermaatse prestaties van bepaalde media.  

Vandaag komen we dit zelden meer tegen. Volg uw mediaprestaties zo goed mogelijk op en probeer te vergelijken met vorige periodes. Zo worden afwijkingen gemakkelijker opgespoord. Monitor wekelijks tijdens campagneperiodes en stuur bij indien nodig, op basis van de bedrijfsresultaten – wacht niet tot het einde van de campagne (zeker niet voor digitaal). Optimalisaties genereren mogelijk extra media-aandacht, maar timing en beschikbaarheid kan een probleem zijn.  

 

5: Inzet van inventory media?!? 

Vroeger was uw mediabureau ‘een agent’. Dat betekent dat zij inkopen wat u bestelt. Ze voeren precies de ondertekende bestelbonnen uit. Sinds kort treden mediabureaus ook op als ‘opdrachtgever’. Dat betekent dat ze voor “eigen rekening” mediaruimte inkopen. Het voordeel voor het mediabureau is glashelder: bulkinkoop tegen goedkopere prijzen met als doel de ruimte tegen de volle prijs aan klanten te verkopen. De financiële voordelen voor het mediabureau zijn enorm, maar de verantwoordelijkheid verandert ook; – erosie van onafhankelijk media advies! 

Wat is het voordeel voor de adverteerder? U verliest uw AVB’s… Dus ja dat kan, maar dan moet het wel zo transparant mogelijk en vooraf duidelijk zijn wat de voordelen voor u zijn ten opzichte regulier inkoop. EN onder behoud van kwaliteit. 

Inventory Media is niet transparant, het is niet duidelijk wat de marge voor het bureau is aangezien  niet controleerbaar is. Dus u zult niet verrast zijn, dat wij als auditor hier geen fan van zijn. 

 

6: Programmatic buying

Het gaat om het automatisch en geautomatiseerd kopen van mediaruimte. De technologie wordt steeds breder omarmd waar het begon bij display, maar nu ook bij radio, OOH en Connected TV. 

Het is een efficiëntere/gerichtere manier van media inkoop. Hoogopgeleide en getrainde professionals van programmatische mediabureaus zijn nodig om succesvolle campagnes te beheren en uit te voeren. Het advies luidt: gebruik een inclusielijst van maximaal 2000 sites. 

 

 7: Ga voor directe deals met bepaalde media 

Dit is dubbel: u kunt directe deals doen met een saleshouse in de zin van ‘niet samenwerken met je mediabureau’. Of u kunt direct deals doen samen met uw mediabureau.  Het voordeel van directe deals kan de prijsstelling zijn. Wees voorzichtig met het sluiten van directe deals zonder uw mediabureau. Vraag uw mediabureau om mee te denken over directe deals die passen in uw media- en communicatiestrategie.  

Wees voorzichtig met “unieke aanbiedingen”. Saleshouses hebben veel specifieke acties en sponsoring. Evalueer en bespreek ze. Over de prijsstelling valt veel meer te onderhandelen! 

 

8: Herzie het personeelsplan van uw mediabureau 

Mediabureaus richten zich veel meer op personeelsplannen dan een paar jaar geleden. Het percentage op mediabestedingen verdwijnt snel als beloningsmodel. Het personeelsplan is de leidraad en de basis van alle recente en nieuwe beloningsmodellen.  

Normaliter wordt u niets verteld over uw personeelsplan, de werklast en de gepresteerde uren. Zodra uw vergoeding voor hun kosten+marge niet wordt gerealiseerd, dan wordt u wel met de details geconfronteerd. Maar u kunt het spel ook andersom spelen!  Vraag naar het personeelsplan 2022 en analyseer het (wie, wanneer, hoe lang,…) en bepaal de omloopsnelheid van uw team en declarabel versus niet-declarabel. Er kunnen voordelen gehaald worden uit de inefficiënties, uit de ‘mix’ junior/senior, … (bv. 500 uur senior kan makkelijk aangepast worden naar 250u senior en 300u junior). Let wel wees voorzichtig met de kwaliteit van het team! En hoe meer senior je team is, hoe meer senior je bureaucontacten en de geleverde kwaliteit zullen zijn en omgekeerd. 

 

9: Voer een quick contract scan uit 

Hoe oud is uw mediabureaucontract? Bent u op de hoogte van de recente evoluties? Een quick scan van uw contract moet focussen op ‘laaghangend fruit’. Zijn uw digitale en technische kosten up-to-date? Is uw tarief nog marktconform? Heeft u een bonus/ malus? Zijn er (lichte) controle acties die u kunt organiseren?  

Let wel hiermee bedoelen we niet de discussie over de ‘herziening van het contract’, want dan loopt u het risico de doos van Pandora te openen.  Richt u op een paar voor de hand liggende aspecten (zoals de digitale uitgaven bijvoorbeeld, kwaliteit personeelsbezetting). 

Uit ervaring weten we wel dat de digitale kosten en dan vooral de technische fees, de aandacht verdienen! 

 

10: De jaarlijkse SLA’s invoeren/versterken 

Dit gaat over specifieke Service Level Agreements die u normaal gesproken met uw mediabureau heeft. Het zou een addendum van uw contract moeten zijn en een discussiepunt op de jaarlijkse evaluatiegesprekken. 

SLA’s zijn jaardoelstellingen. Het betekent dat het bureau het hele jaar de tijd heeft om te werken aan het bereiken van deze doelstellingen. Sommige targets hebben een direct verband met uw budget, zoals “onderhandelingskortingen” of “onderhandelingsvolumes”.  

Het is belangrijk ze te kwantificeren om “geld te besparen”! Sommige zijn indirect of helemaal niet gekoppeld aan uw mediabudget (bijvoorbeeld procesverbeteringen). Steek de energie in de financiële aspecten of zaken die een direct verband hebben met uw budget.  

Benadruk dat u voor 2023 hogere eisen stelt. Echter verbeter niet ten koste van de kwaliteit!